Mała sala na szkolenia, warsztaty, kursy a może prezentacje. To, jakiej sali tak naprawdę potrzebujemy, zależy tak naprawdę od specyfiki naszego wydarzenia i pytań jakie sobie zadamy przed wynajęciem takiej sali.

Mała sala vs duża sala?

Wielkość sali

Wielkość sali szkoleniowej zależy przede wszystkim od ilości osób, dla których przeprowadzamy dane wydarzenie. Na każdego uczestnika szkolenia, warsztatu, czy kursu wg norm przypada około 2 m.2 powierzchni podłogi, o ile sala nie jest miejscem pracy stałej. Minimalna kubatura powietrza na osobę powinna wynosić 13 m³ w pomieszczeniach zamkniętych. Uczestnicy zajęć w małej sali muszą mieć zapewnioną ciszę i spokój. Normy dostosowane są przede wszystkim do charakteru zajęć i tak :

Szkolenia teoretyczne (siedzące):

• Zaleca się około 1,5–2 m² na osobę, aby zapewnić miejsce na krzesła, stoły i swobodę ruchu.

Warsztaty praktyczne (np. artystyczne, techniczne):

• Powierzchnia na osobę powinna wynosić 3–4 m², aby uczestnicy mieli wystarczająco dużo miejsca na pracę z materiałami i sprzętem.

Zajęcia ruchowe (np. taneczne, fitness):

• • Na jedną osobę powinno przypadać 5–6 m², aby zapewnić komfort i bezpieczeństwo.

Inne aspekty

Mała sala powinna być salą typu zamkniętego. Uczestnicy powinni przebywać komforcie, dlatego powinniśmy uniemożliwić osobom postronnym dostęp do danej sali szkoleniowej. W tych warunkach uczestnicy mogą swobodnie uczestniczyć w wydarzeniu.

Na wyposażeniu takiej sali najczęściej znajdują się krzesła z ławkami lub krzesła z pulpitami, tablica suchościeralna ”white board”, lub czarna typu „black board”.  Niekiedy zamiast tradycyjnych tablic spotkamy tablice typu  flipchart z mazakami.

Ważne, abyśmy mazaki których użyjemy, mogli w łatwy sposób zetrzeć. Pamiętajmy zatem, że mazak typu „marker permanentny” nie nadaje się do takich zadań. Takie markery są bardzo trudne do zmazania i pisanie nimi po tablicy może ją po prostu zniszczyć!

Potrzebna mała sala – wypełnij:

Oświetlenie Sali

Według norm BHP sala szkoleniowa musi być dobrze oświetlona. Dostęp światła dziennego oraz oświetlenia powinien umożliwiać bezpieczne czytanie, pisanie oraz pracę na komputerze Gęstość strumienia świetlnego w takiej sali to przedział 200 – 400 lx. Dla orientacji – według normy PN-EN 12464-1:2012 („Światło i oświetlenie – Oświetlenie miejsc pracy – Część 1: Miejsca pracy we wnętrzach”) oraz przepisy BHP zalecane natężenie oświetlenia przykładowo dla :

• • • rozpoznawania rysów twarzy –  to 20 lx
    • wykonywania prostych czynności to 50 lx
    • dla pracy w warsztacie, przy maszynie to około – 200 lx
    • przy obsłudze komputera, pracach biurowych to około 500 lx
    • stosunek powierzchni okien do powierzchni podłogi powinien wynosić co najmniej 1:8.

Sala powinna również posiadać łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka i przedłużacza). Ważna jest też barwa światła.

Mała sala, a barwa światła:

• Ciepła (2700–3000 K): Tworzy przyjemną atmosferę, odpowiednia dla miejsc relaksu i spotkań mniej formalnych.
• Neutralna (4000–4500 K): Odpowiednia do miejsc pracy i nauki, zapewnia dobrą koncentrację i komfort wizualny.
• Chłodna (5000–6500 K): Stosowana w miejscach wymagających wysokiej koncentracji i precyzji (np. laboratoria).

Dodatkowo Wskaźnik oddawania barw CRI (Color Rendering Index) powinien wynosić minimum 80, aby kolory były widoczne w sposób naturalny.W przypadku warsztatów artystycznych lub prac z kolorami zaleca się CRI 90 lub więcej.

Mała sala i temperatura

W małej sali temperatura nie powinna być niższa niż 18 °C (291 K) i maksymalnie osiągać wartość 24°C. Kaloryfery podczas pracy w okresie jesienno – zimowym muszą posiadać sprawne termostaty, które możemy nastawić w zależności od potrzeb. Bardzo ważnym elementem jest tutaj także, abyśmy mieli możliwość wymiany powietrza. Minimalny przepływ powietrza wg norm to  20 m³/h na osobę.

Należy tu przyjąć podział na:

• Szkolenia teoretyczne (siedzące):
  • 20–22°C – wyższa temperatura, aby osoby w stanie spoczynku nie odczuwały chłodu.
• Warsztaty praktyczne (z aktywnością ruchową):
  • 18–20°C – lekko niższa temperatura, aby uniknąć przegrzewania podczas ruchu.

Sala powinna posiadać co najmniej w wentylację grawitacyjną. Pomieszczenia do przeprowadzania szkoleń powinny być również zabezpieczone przed napływem chłodnego powietrza, poprzez dobrą izolację drzwi i okien. Wilgotność powietrza powinna wynosić 40–60% – zbyt suche powietrze może powodować dyskomfort. Temperatura powietrza w różnych częściach sali (np. przy podłodze i na wysokości głowy) nie powinna się różnić więcej niż o 3°C.W okresach letnich dobrze jest, kiedy tego typu sale wyposażone są w klimatyzację, bądź mechaniczną wentylację.

•  Infrastruktura i bezpieczeństwo

  Pomieszczenia z którymi sąsiaduje nasza sala, muszą spełniać wymogi bhp i przeciwpożarowe. Uczestnicy po wejściu do sali wieszają swoje okrycia wierzchnie na wieszakach.

  Organizator zapewnia Zamawiającemu możliwość oznaczenia Sali, w której będzie prowadził zajęcia oraz umożliwia dostęp do bezpłatnej toalety. Na wyposażeniu powinniśmy zawsze mieć gaśnicę, koc gaśniczy, czy też apteczkę. Drogi ewakuacyjne musimy jasno zdefiniować i oznaczyć.

  Bezprzewodowy dostęp Wi–Fi do Internetu jest zawsze dodatkowym atutem przy organizacji tego typu wydarzeń.

  Mała Sala i catering

•  Optymalnie jest, jeżeli w pomieszczeniach, gdzie mieści się nasza sala, jest kuchnia wyposażona w sprzęt do parzenia herbaty, kawy i gdzie możemy przygotować przekąski. Jeżeli nie ma kuchni, wówczas Zamawiający powinien zadbać o przerwę i napoje dla uczestników szkolenia, jeśli szkolenie jest krótsze niż 6 godzin. Jeżeli zaś szkolenie trwa więcej niż 6 godzin, możemy pomyśleć o cateringu zewnętrznym – organizujemy taki catering . Takie dłuższe przerwy mogą skutecznie pomóc zasypiającym i pobudzić ich do dalszego wysiłku umysłowego. Przerwy kawowe, czy obiadowe, to także doskonała okazja byśmy nawiązali bliższe relacje biznesowe.
  

  Warto organizować:

• Przerwy rotacyjne: Jeśli przestrzeń jest bardzo ograniczona, można podzielić grupę na mniejsze części i organizować przerwy w różnym czasie.
• Krótkie przerwy: Przy małej przestrzeni najlepiej organizować krótsze przerwy z lekkimi przekąskami, aby uniknąć tłoku.
• Lekkie i proste dania: Kanapki, wrapy, sałatki w słoikach, owoce, muffinki.
• Unikać mocnych zapachów: Dla komfortu uczestników unikać potraw o intensywnym zapachu (np. ryb, czosnku).
• Stosować jak najwięcej opcji dietetycznych: Zapewnić różnorodność, uwzględniając wegetarian, wegan czy osoby z alergiami.
• Postawić na samodzielny serwis lub jedną osobę do obsługi.
• Sprzątanć na bieżąco: Organizować szybkie sprzątanie w trakcie przerw, aby uniknąć zagracenia przestrzeni.

Dzięki odpowiedniemu planowaniu mała sala i catering to wygoda i estetyka. Uczestnicy  takiego szkolenia na pewno będą zadowoleni z dobrze zorganizowanej przerwy.