Wynajem sal szkoleniowych to nie lada wyzwanie.
W dużych miastach takich jak: Warszawa, Kraków, Wrocław, czy Gdańsk, znalezienie dobrego miejsca na szkolenia bywa niekiedy bardzo trudne, ba czasami nawet niemożliwe. Gorące okresy wynajmu – a zdarzają się takie, mogą uniemożliwić nam organizację wydarzenia w miejscu, które spełnia nasze wymogi. Znalezienie alternatyw „na szybko” bywa wówczas dużym wyzwaniem. Dlatego namawiamy, aby w miarę możliwości planować wynajem i rezerwować sale z dużym wyprzedzeniem.
Odpowiednio wczesne znalezienie i zarezerwowanie miejsca na szkolenie, na pewno zaowocuje większym komfortem podczas organizacji całego wydarzenia. Wynajem sal szkoleniowych wiąże się bowiem z wieloma ryzykami zarówno dla nas – wynajmujących, jak i dla osób, które sal szukają i warto zmierzyć się z nimi raczej wcześniej, niż później.
Na co więc warto zwrócić według nas uwagę przy wynajmie sal:
Po pierwsze: Lokalizacja
Dobra sala szkoleniowa to dobra lokalizacja. Każdy uczestnik szkolenia, czy spotkania, powinien łatwo odnaleźć miejsce docelowe. Dojazd i komunikacja miejska w dużych miastach bywają kluczowym czynnikiem w podejmowaniu decyzji o wynajmie sal oraz o wyborze szkolenia przez potencjalnych kursantów. W mniejszych miejscowościach ważniejsze może okazać się natomiast zapewnienie miejsc parkingowych dla wszystkich uczestników oraz odpowiednia informacja, gdzie mogą się zatrzymać i na jakich warunkach.
Po drugie: Wyposażenie
Organizując szkolenie będziemy na pewno potrzebowali: ławek, krzeseł, bądź też krzeseł z pulpitami. Często nieodzownym elementem szkolenia może okazać się tablica biała tzw. „white board” lub czarna – „black board”. Niekiedy przyda nam się także tablica przenoszona typu: flipchart oraz projektor i sprzęt audio–video. Obserwujemy, iż coraz częściej osoba prowadząca szkolenie posługuje się swoim laptopem, lub tabletem. Tak po prostu jest wygodniej. Prowadzący może przygotować wszystkie niezbędne materiały do prowadzenia szkolenia bez konieczności ich przenoszenia na inny sprzęt. Zdarza się również, że sami kursanci przychodzą ze swoimi urządzeniami. Aktywność tego rodzaju nosi nazwę „Boyd” – czyli Bring Your Own Device (Przynieś Własne Urządzenie) i oznacza po prostu, iż słuchaczom szkolenia dużo łatwiej pracować na własnych, znanych sobie narzędziach. Wydawanie sprzętu, podawanie haseł, zaznajamianie kursantów z obsługą, zabiera czas i może spowodować nawet opóźnienie.
Po trzecie: Cisza i spokój
Nauka wymaga ciszy i spokoju. Dlatego też sala powinna być odpowiednio wyciszona oraz posiadać zamykające się okna i drzwi. Duża budowa nieopodal, remont w sąsiedztwie, mogą zburzyć najbardziej misternie zaplanowane szkolenie.
Standardem stała się także klimatyzacja, dzięki czemu wydarzenie może odbywać się w optymalnej temperaturze, a uczestnicy nie są narażeni na dyskomfort.
Po czwarte: przerwa
Człowiek nie jest maszyną, a i te powinny od czasu do czasu mieć przestój, aby za szybko się nie zużyły. Jak pokazują badania – generalnie im dłużej trwa szkolenie, tym przerw powinno być więcej. Na etapie planowania eventu, przerwy 5, czy 10 minutowe powinny być zawsze uwzględnione przez prowadzącego.
Po piąte: catering lub przynajmniej przerwa kawowa
Dbając o dobre samopoczucie i energię u uczestników szkolenia powinniśmy zorganizować krótki posiłek. Jeśli szkolenie trwa mniej niż 6 godzin kilkunastominutowa przerwa kawowa powinna się tutaj doskonale sprawdzić. Jeżeli zaś szkolenie trwa więcej niż 6 godzin, warto pomyśleć o posiłku. Takie dłuższe przerwy mogą skutecznie doenergetyzować zasypiających i pobudzić ich do dalszego wysiłku umysłowego. Przerwy kawowe, czy obiadowe, to także doskonała okazja do nawiązania bliższych relacji biznesowych.
No i ostatnie : cena
Zakres cenowy sal waha się od 20 nawet do 300 PLN za godzinę. Cena to przede wszystkim lokalizacja i standard pomieszczeń. Czym większe miasto, czym bliżej centrum – tym sale będą droższe. Jeśli chcemy korzystać z dodatkowego sprzętu takiego jak laptop, rzutnik czy xero – w większości miejsc należy liczyć się z dodatkowymi opłatami. Zorganizowanie przerwy kawowej, lub obiadowej również generuje dodatkowe koszty. Wszystkie te elementy oczywiście należy również uwzględnić na etapie projektowania szkolenia. Oszczędzi nam to nieporozumień i usprawni cały proces organizacyjny.
Sprawdź cenę w saleszkoleniowe.waw.pl
